AVISO - SUSPENSÃO

Prezados Licitantes, boa tarde. Com o objetivo de assegurar a transparência nos atos realizados no âmbito do procedimento licitatório, informamos que, em virtude das impugnações apresentadas pelas empresas TRANSFORMATIO TECHNOLOGY LTDA e ARQUIVO CONTEMPORÂNEO TECNOLOGIA EM DOCUMENTAÇÃO EIRELI, identificamos a necessidade de realizar ajustes no Termo de Referência.Diante disso, a sessão pública foi suspensa e o Edital será republicado até o final de janeiro de 2025. As alterações no Termo de Referência têm como objetivo promover maior clareza e objetividade, facilitando a compreensão dos requisitos por parte de todos os licitantes.Reforçamos a importância de os licitantes ficarem atentos aos novos prazos estabelecidos.Por fim, salientamos que todos os atos administrativos e demais avisos relacionados a este processo licitatório serão comunicados por meio do chat e demais canais de comunicação.

Esclarecimento 01 - PE N° 004-2024 PARTE III

QUESTIONAMENTO 06 - Anexo VIII TR - Roteiro da Prova de Conceito - item 20 Devido a critérios de segurança e acesso a informações de usuário, entendemos que o relatório mencionado pode ser obtido mediante acesso direto ao sistema. Está correto nosso entendimento? Sim. O requisito atende à função de possibilitar a auditoria do acesso e da interação do usuário com o sistema. Esse objetivo pode ser alcançado por diferentes meios, incluindo o acesso realizado diretamente pelo próprio sistema. QUESTIONAMENTO 07 - Anexo VIII TR - Roteiro da Prova de Conceito - Item 23 Entendemos que esse item se aplica a gestão das imagens, está correto o entendimento? Com base na pergunta apresentada, surgiram dúvidas se a referência é o item 23 ou o item 22 da Prova de Conceito, ambos descritos a seguir: · 22 – Exportar a base de dados nos formatos EXCEL• · 23 – Permitir a criação de lista de termos e vocabulário controlado Caso a referência seja ao item 23, este trata da exportação do banco de dados contendo os metadados cadastrados durante a identificação dos processos e documentos no sistema. Caso a referência seja ao item 22, este refere-se à funcionalidade de controle de vocábulos e siglas comumente apresentadas em documentos e processos. Tal requisito é relevante para o controle e contextualização de documentos que apresentem novos vocábulos, siglas ou alterações de nomenclatura, por exemplo.

Esclarecimento 01 - PE N° 004-2024 PARTE II

QUESTIONAMENTO 02 - No ANEXO XIV TR - Cronograma Físico-Financeiro Entendemos que os volumes mensais sugeridos seguem a capacidade operacional da Secretaria de Fazenda, porém entendemos que sendo mantida a qualidade de serviço e demonstrada a capacidade de execução da Contratada este cronograma poderá ser negociado entre as partes para antecipar a execução. Está correto o entendimento? O Cronograma Físico-Financeiro foi elaborado pela equipe de planejamento com base em requisitos estratégicos e estimativas, a fim de propor uma execução mínima dos serviços ao longo do período de vigência da contratação. Nesse contexto, entende-se que seria possível ajustar o cronograma, desde que tais alterações sejam previamente acordadas entre as partes, respeitando a capacidade operacional, e garantindo a conformidade e a qualidade dos serviços a serem executados. No entanto, cabe frisar que a execução de determinados serviços foi planejada com base em questões estratégicas da SEFAZ-RJ e na busca pela economicidade dos recursos públicos. Por essa razão, sugere-se que para esses serviços o ideal é seguir o cronograma conforme a proposta inicial. QUESTIONAMENTO 03 - No Anexo VIII TR - Roteiro da Prova de Conceito - item 5: Permitir a pré-visualização, download e upload de arquivos eletrônicos nos principais formatos (JPEG, PDF, PDF/A, EXCEL e ZIP). Considerando que arquivos ZIP necessitam serem descomprimidos para visualização de seu conteúdo múltiplo e que arquivos excel, por serem proprietários e requerer programas específicos para sua visualização, entendemos que para estes dois tipos de arquivos, a visualização do nome e/ou ícone referentes aos arquivos em questão atenderia às necessidades de demonstração da Prova de Conceito. Está correto o nosso entendimento? Pela razão exposta, sim. Concluímos que a visualização do nome ou do ícone atenderia adequadamente ao propósito. No entanto, considerando que se trata de um item obrigatório na Prova de Conceito, serão realizados os ajustes necessários para que, no futuro, tal aspecto não configure motivo de impugnação do certame. QUESTIONAMENTO 04 - No Anexo VIII TR - Roteiro da Prova de Conceito - item 18 Permitir e controlar a solicitação, empréstimo, devolução e recolhimento de documentos, entre outros, com notificação aos envolvidos e controle de prazos para devolução. Entendemos que a referida notificação pode ser um e-mail automático enviado aos envolvidos, discriminando os prazos para devolução. Está correto nosso entendimento? Sim. Desde que se cumpra o objetivo de possibilitar a notificação, o requisito será atendido. QUESTIONAMENTO 05 - Anexo VIII TR - Roteiro da Prova de Conceito - item 19 Possibilitar a configuração do ciclo de vida dos documentos e monitorar todo o histórico. Automatizar a contagem do tempo e a temporalidade dos documentos. Quando o documento atingir o critério definido pelo administrador, ele deverá ser classificado automaticamente. Entendemos que o controle de temporalidade dos documentos pode ser realizado através de relatórios periódicos, caracterizando ou não as caixas para expurgo mediante informações inseridas previamente no sistema referentes à temporalidade dos documentos. Sim. O controle da temporalidade pode ser realizado por outros meios, desde que sejamos periodicamente informados sobre a quantidade e a identificação dos documentos aptos para eliminação, ou seja, aqueles cujo prazo de guarda já tenha expirado conforme a aplicação da Tabela de Temporalidade. Considerando a flexibilidade no cumprimento desse requisito e sua obrigatoriedade, reconhecemos a necessidade de revisar o item e de realizar ajustes, para evitar que seja restritivo à competitividade entre as licitantes.

Esclarecimento 01 - PE N° 004-2024 PARTE I

``QUESTIONAMENTO 01 - Com relação ao Termo de Referência levando-se em conta as distribuições informadas no item 3.1, existe uma estimativa de processos/documentos por caixa? Considerando o quadro apresentado no item 3.1 - Forma de Execução, primeiramente é necessário observar a seguinte nota destacada do Termo de Referência: “Adotou-se a unidade medida “caixa-box” para estimar o acervo, contudo, cabe mais uma vez destacar, que os documentos estão acondicionados de formas diferentes e apresentam condições diversas. Serão encontrados em caixas, soltos, amarrados com fitilho e por vezes dispersos em ambientes desabitados.” Destarte, foi incluído aqui uma estimativa da quantidade de caixas para cada item do quadro, que passará a apresentar a seguinte configuração:Item Descrição Necessidades Quantidades RESPOSTAA Massa Documental Acumulada Identificação, classificação, destinação, higienização, indexação (arquivamento, elaboração de LED) e guarda 44.800 (quarenta e quatro mil e oitocentas) caixas Aproximadamente 56% da massa documental encontra-se em caixasB Processos indexados na forma simples (metadados: nº da caixa, nº do processual, interessado, apenso e volume) | Pilhas de Guias de Remessa fixada com processos Identificação, classificação, destinação, higienização, indexação (arquivamento, elaboração de LED) e guarda 56.493 (cinquenta e seis mil quatrocentas e noventa e três) caixas Integralmente acondicionados em caixas C Documentos avulsos não classificados Identificação, classificação, destinação, higienização, indexação (arquivamento, elaboração de LED) e guarda 9.761 (nove mil setecentas e sessenta e uma) caixas Aproximadamente 21% encontram-se em caixasD Processos / documentos em condições de eliminação Expurgo 2.200 (duas mil e duzentas) caixas Integralmente amarrados com fitilhos E Processos indexados na forma completa – ou seja, identificados e classificados (metadados completos*), que deverão permanecer arquivados, cumprindo prazo de guarda Importação dos dados já indexados e guarda. 764 (setecentas e sessenta e quatro) caixas Integralmente acondicionados em caixasF Processos / documentos de valor permanente, que possam ser digitalizados Identificação, classificação, indexação, higienização, digitalização e guarda 95 (noventa e cinco) caixas Integralmente acondicionados em caixasG Dossiês de Assentamentos Funcionais de Servidores Ativos e Inativos Identificação, indexação, higienização, digitalização e guarda 554 (quinhentas e cinquenta e quatro) caixas Integralmente acondicionados em caixas. H Aviso de Correspondência da SUAR Indexação, higienização, digitalização e guarda 238 (duzentas e trinta e oito) caixas Integralmente acondicionados em caixas.Dito isso, avancemos para a resposta ao questionamento principal, qual seja, a quantidade de processos por caixa – identificamos uma média de 29 (vinte e nove) processos por caixa-box padrão. Esse resultado foi obtido a partir de uma amostra do item B do quadro acima, que possui o maior volume. Para tanto, realizamos a divisão da quantidade de processos registrados pela quantidade de caixas registradas.